Datenschutzerklärung

Stand: 09.10.2026

1. Das Wichtigste vorab

Datenschutz ist unser Beruf. Deshalb ist diese Website bewusst sparsam gebaut:

• Kein Cookie-Banner. Wir setzen keine Cookies für Werbung, Tracking oder Reichweitenmessung. Beim Aufruf der Kontaktseite wird allein ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, das das Formular vor automatisierten Anfragen schützt (Abschnitt 5). Dafür ist keine Einwilligung erforderlich, ein Cookie-Banner deshalb nicht nötig.
• Keine US-Tracker. Es sind keine Dienste von Google, Meta oder anderen Drittanbietern eingebunden. Schriften und Bilder liegen direkt auf unserem Server.
• Hosting in der EU. Diese Website wird bei einem europäischen Anbieter betrieben. Beim Aufruf der Website fallen technisch erforderliche Server-Logfiles an (siehe Abschnitt 3). Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, wenn Sie aktiv Kontakt zu uns aufnehmen oder wir Ihrer Einrichtung einen Potenzialcheck zusenden (Abschnitt 16).

2. Verantwortlicher

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei one.com (One.com Group AB, Schweden) innerhalb der EU gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch technische Zugriffsdaten (sog. Server-Logfiles): IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten sind für die Auslieferung und Sicherheit der Website technisch erforderlich und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung der Website). Der Hoster verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO). Logfiles werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

4. Besucherstatistik (eigene, cookielose Zählung)

Wir setzen keine Analysedienste von Drittanbietern ein. Um zu verstehen, welche Inhalte hilfreich sind, zählen wir Seitenaufrufe mit einer eigenen, minimalen Statistik auf unserem eigenen Server. Erfasst werden dabei ausschließlich: aufgerufene Seite, Datum, Herkunftsquelle (nur die Domain, z. B. „google.com“), Gerätetyp (mobil oder Desktop) sowie eine tagesbezogene, anonymisierte Kennung zur Vermeidung von Doppelzählungen.

IP-Adressen werden nicht gespeichert; für diese Zählung werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Ein Personenbezug lässt sich aus den gespeicherten Werten nicht herstellen; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Das „Do Not Track“-Signal Ihres Browsers wird respektiert: In diesem Fall wird Ihr Aufruf nicht gezählt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Verbesserung unseres Angebots).

5. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, ggf. Unternehmen, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Thema und Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zum Schutz des Formulars vor automatisierten Anfragen. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt; die Daten werden per E-Mail an uns zugestellt. Wir geben sie nicht zu Werbezwecken weiter; die technische Zustellung und die Speicherung in unserem E-Mail-Postfach erfolgen über unseren Hoster als Auftragsverarbeiter, siehe Abschnitt 9. Bitte übermitteln Sie über das Formular keine besonders sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten einzelner Patienten).

Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage und ggf. Anbahnung eines Beratungsverhältnisses sowie Schutz des Formulars vor automatisierten Anfragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anfragen werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Schutz vor automatisierten Anfragen. Damit das Formular nicht für Massennachrichten missbraucht wird, prüfen wir, ob zwischen dem Aufruf der Seite und dem Absenden eine Mindestzeit vergangen ist. Dafür legt unser Server beim Aufruf der Kontaktseite einen Zeitstempel in einer Sitzung ab und setzt dazu ein Sitzungs-Cookie (PHPSESSID). Es enthält ausschließlich die Kennung dieser Sitzung, dient nicht der Wiedererkennung und nicht der Reichweitenmessung, wird nicht mit anderen Daten zusammengeführt und beim Schließen des Browsers gelöscht. Weitere Cookies setzen wir nicht.

Rechtsgrundlage: für die Speicherung auf und das Auslesen von Ihrem Endgerät § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil das Cookie für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr automatisierter Anfragen). Sind Cookies in Ihrem Browser blockiert, können Sie das Formular weiterhin nutzen: Ihre Anfrage wird dann zugestellt und lediglich als möglicherweise automatisiert gekennzeichnet. Nachrichten mit auffälligen Merkmalen verwerfen wir in Einzelfällen ohne Zustellung. Erreichen Sie uns in diesem Fall bitte direkt unter info@physicon-gmbh.de.

Begrenzung der Anfragezahl. Damit das Formular nicht für Massenversand genutzt wird, nehmen wir von derselben IP-Adresse höchstens zehn Anfragen je Stunde entgegen. Dafür hält unser Server in einem nicht öffentlich abrufbaren Verzeichnis eine Datei mit den Zeitpunkten dieser Anfragen. Ihr Name ist eine aus Ihrer IP-Adresse abgeleitete Kennung; die Ableitung erfolgt mit einem täglich wechselnden Zufallswert. Nach dem Wechsel dieses Werts am Folgetag ist die Kennung keiner IP-Adresse mehr zuzuordnen. Gezählt werden ausschließlich Zeitpunkte aus der jeweils letzten Stunde. Eine feste Löschfrist besteht nicht: Nicht mehr benötigte Zähldateien werden entfernt, sobald erneut eine Anfrage über das Formular eingeht; bleiben Anfragen aus, bleiben sie so lange liegen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr automatisierter Anfragen).

Verwerfen wir eine Anfrage als automatisiert, vermerken wir Zeitpunkt und Grund in einem internen Protokoll, dazu eine tagesbezogene, nicht rückrechenbare Kennung. Inhalte des Formulars, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre IP-Adresse im Klartext speichern wir dabei nicht.

Ein KI-gestützter Chat ist derzeit nicht aktiv. Sollte künftig ein klar gekennzeichneter KI-Assistent eingesetzt werden, informieren wir an dieser Stelle vorab über Anbieter, Sitz, Auftragsverarbeitung und Speicherdauer.

6. Leitfäden und Praxis-Updates

Wenn Sie einen unserer Leitfäden anfordern, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name und E-Mail-Adresse als Pflichtangaben, Praxis oder Einrichtung sowie Telefonnummer freiwillig. Zusätzlich speichern wir, welchen Leitfaden Sie angefordert haben und über welchen Weg Sie zu uns gekommen sind.

Zweck ist die Bereitstellung des angeforderten Leitfadens. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erfüllung Ihrer Anfrage erforderlich ist.

Praxis-Updates (Newsletter). Kreuzen Sie beim Download des Leitfadens das Feld für die Praxis-Updates an, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse zunächst in einer gesonderten Liste und senden Ihnen eine Bestätigungsmail. Erst wenn Sie den darin enthaltenen Link anklicken, nehmen wir Sie in den Verteiler auf. Vorher erhalten Sie keine Praxis-Updates.

Bestätigen Sie nicht, entfernen wir Ihre Adresse spätestens nach 14 Tagen aus dieser gesonderten Liste. Die Anforderung des Leitfadens bleibt davon unberührt; dafür gilt die unter „Speicherdauer“ genannte Frist.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jeder Nachricht oder formlos an info@physicon-gmbh.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Versand und Verwaltung erfolgen über Brevo als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO.

Eingesetzter Dienstleister. Für den Versand und die Verwaltung unserer Kontakte nutzen wir Brevo. Anbieter ist die Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Berlin-Charlottenburg unter HRB 133191. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Ihre Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Für einzelne technische Leistungen und für Support und Wartung greifen Dienstleister und Konzerngesellschaften des Anbieters außerhalb der Europäischen Union auf die Daten zu, insbesondere in den Vereinigten Staaten, in Indien und in Kanada. Der Anbieter stützt diese Übermittlungen auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, für Kanada, auf den dortigen Angemessenheitsbeschluss. Eine jeweils aktuelle Übersicht der Unterauftragnehmer stellt der Anbieter im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bereit. Ist der Dienst vorübergehend nicht erreichbar, erhalten wir Ihre Angaben ersatzweise per E-Mail, damit Ihre Anfrage nicht verloren geht.

Erfolgsmessung. Öffnungen und Klicks werden ausschließlich in anonymisierter, zusammengefasster Form erfasst. Eine Zuordnung zu einzelnen Empfängerinnen und Empfängern findet nicht statt, es entstehen keine individuellen Nutzungsprofile.

Speicherdauer. Ihre Daten bleiben gespeichert, solange Sie die Praxis-Updates beziehen. Nach einem Widerruf löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Angaben aus reinen Leitfaden-Anforderungen ohne Einwilligung löschen wir spätestens nach 12 Monaten.

7. Beratungsanfragen

Wenn Sie über das Formular auf der Seite zur geförderten Praxisberatung eine Anfrage stellen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Praxisname, Ansprechperson und E-Mail-Adresse als Pflichtangaben, Telefonnummer freiwillig. Zusätzlich erheben wir Bundesland, Praxisart, Gründungsjahr der Praxis sowie die Angabe, ob bereits eine geförderte Beratung in Anspruch genommen wurde. Diese Angaben benötigen wir, um Ihre Anfrage einzuordnen und Ihnen eine zutreffende Auskunft geben zu können.

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Vorbereitung eines möglichen Beratungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Die Verwaltung dieser Anfragen erfolgt über Brevo, den unter „Eingesetzter Dienstleister“ beschriebenen Auftragsverarbeiter. Ihre Angaben löschen wir spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder ein Beratungsverhältnis zustande gekommen ist.

8. Kontakt über WhatsApp

Sie können uns freiwillig über WhatsApp kontaktieren. Der Link auf unserer Website öffnet lediglich die WhatsApp-Anwendung; unsere Website selbst bindet keine Technik von WhatsApp/Meta ein. Wenn Sie WhatsApp nutzen, verarbeitet WhatsApp Ireland Ltd. bzw. Meta Platforms Inc. Ihre Daten (u. a. Telefonnummer, Metadaten) nach eigenen Datenschutzbestimmungen; dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden. Details: WhatsApp-Datenschutzrichtlinie.

Die Nutzung ist freiwillig; als Alternativen stehen Ihnen das Kontaktformular, E-Mail und Telefon zur Verfügung. Inhalte Ihrer WhatsApp-Anfragen verarbeiten wir zur Beantwortung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

9. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Anschlussfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

E-Mail-Postfächer. Unsere E-Mail-Postfächer betreiben wir bei one.com. Für diese Konten gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters; dieser erfasst ausdrücklich auch personenbezogene Daten in E-Mails. one.com verarbeitet die Inhalte Ihrer Nachrichten damit als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO und nicht zu eigenen Zwecken. Über dieses Postfach erreichen uns auch Nachrichten aus dem Kontaktformular und Rückfragen zu angeforderten Leitfäden. Der Vertrag sieht die Löschung nach Vertragsende „innerhalb eines angemessenen Zeitraums“ vor, ohne eine feste Frist zu nennen. Wann wir Anfragen selbst löschen, steht in den Abschnitten 5 bis 7.

10. Kundenportal (Login)

Der Login-Link führt zu unserem Kundenportal unter portal.physicon-gmbh.de. Für die Datenverarbeitung im Portal gilt eine eigene Datenschutzerklärung, die Ihnen dort und im Rahmen der Vertragsunterlagen bereitgestellt wird.

11. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu formlos an die oben genannten Kontaktdaten.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

14. Speicherdauer und automatisierte Entscheidungsfindung

Soweit in dieser Erklärung nicht anders angegeben, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich Technik oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

16. Potenzialcheck (Kaltakquise)

Sie haben von uns einen Potenzialcheck erhalten oder einen Link darauf. Weil wir Ihre Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, informieren wir Sie hier nach Artikel 14 der Datenschutz-Grundverordnung.

Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten ausschließlich Angaben, die Ihre Einrichtung selbst öffentlich zugänglich gemacht hat:

• Name und Anschrift der Einrichtung
• Rechtsform und Handelsregisterangaben
• Name und Funktion der Geschäftsführung oder Praxisleitung
• geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Inhalte Ihrer Website
• öffentlich sichtbare Angaben aus Branchenverzeichnissen und Kartendiensten

Wir verarbeiten keine Daten Ihrer Patientinnen und Patienten, keine Gesundheitsdaten und keine Angaben zu Beschäftigten unterhalb der Leitungsebene.

Woher die Daten stammen

Aus öffentlich zugänglichen Quellen. In jedem Bericht sind die verwendeten Quellen einzeln aufgeführt, jeweils mit dem Datum des Abrufs. In der Regel sind das:

• die Website Ihrer Einrichtung
• Ihr Impressum
• das Handelsregister
• öffentliche Branchen- und Einrichtungsverzeichnisse
• öffentlich sichtbare Angaben in Kartendiensten

Wozu und auf welcher Grundlage

Wir verarbeiten diese Angaben, um für Ihre Einrichtung einen individuellen Bericht zu erstellen und Ihnen unsere Beratung anzubieten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Ansprache möglicher Geschäftskunden (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

Wer die Daten erhält

Niemand außerhalb unseres Hauses, mit zwei Ausnahmen:

• Hosting: One.com Group AB, Schweden. Dort liegt der Bericht.
• Formular und Versand: Brevo GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin. Nur wenn Sie das Formular ausfüllen.

Mit beiden bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Die Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Für einzelne technische Leistungen greifen Unterauftragsverarbeiter beider Anbieter außerhalb der Europäischen Union auf die Daten zu. Beim Hoster betrifft das die Systemüberwachung durch die One.com India Pvt. Ltd. mit Sitz in Indien. Für Indien besteht keine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission; der Anbieter stützt diese Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Beim Versanddienstleister betrifft das die Vereinigten Staaten, Indien und Kanada; die Absicherung ist in Abschnitt 6 unter „Eingesetzter Dienstleister“ beschrieben. Eine jeweils aktuelle Übersicht der Unterauftragsverarbeiter stellen die Anbieter im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bereit.

Wie lange wir sie speichern

• Ohne Ihre Rückmeldung: Wir löschen die zu Ihrer Einrichtung gespeicherten Angaben spätestens sechs Monate nach der Kontaktaufnahme. Der Bericht wird dann abgeschaltet.
• Nach Ihrem Widerspruch: unverzüglich, bis auf eine Sperrnotiz, die verhindert, dass wir Sie erneut anschreiben.
• Bei einer Geschäftsbeziehung: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Was beim Aufruf des Berichts gespeichert wird

Der Bericht ist nicht öffentlich verlinkt und in Suchmaschinen gesperrt. Auf Ihren Wunsch nehmen wir ihn vom Netz. Wird der Bericht aufgerufen, speichern wir den Zeitpunkt des ersten und des letzten Aufrufs. So sehen wir, ob unser Schreiben angekommen ist und ob eine weitere Kontaktaufnahme sinnvoll ist. Ihre IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Wir setzen keine Cookies, legen nichts auf Ihrem Gerät ab und erstellen kein Nutzungsprofil. Rechtsgrundlage ist auch hier Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Die Zeitpunkte löschen wir mit den übrigen Angaben, spätestens sechs Monate nach der Kontaktaufnahme. Darüber hinaus erhalten wir nur, was Sie selbst über das Formular an uns senden.